韩雨 / 会议通用描述
Created 2013-04-02 Modifyed 2013-04-02

799 Words

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Why

  • 解决不同部门间问题

  • 同部门内为了一个目标而进行的商讨

Who

  • 会议主持人

  • 会议参与者

  • 会议记录员

What

  • 确定会议日程

    • 确定会议中到底要讨论什么是保证会议效率的关键,没有会议日程就不要开会。
  • 会后速决,决后速行

  • 大会化小

    • 短而主题独立的会议胜于长而多主题的会议
  • 指定会议记录员

    • 既可以给错过了会议的人看,也可以随时提醒大家会议的结果。可以单独使用一个投影仪来现场显示记录内容
  • 指定会议记录员

    • 既可以给错过了会议的人看,也可以随时提醒大家会议的结果。可以单独使用一个投影仪来现场显示记录内容
  • 办公室会议

    • 上司可以订出一个时间段,在这个时间段内在办公室里顺序会见不同的项目负责人,每人最多十五分钟,既能掌握全局,又不浪费大家的时间
  • 守时

    • 把守时作为一种压力,而不是无所谓,可以让会议不跑题,不把时间花在不该花的地方
  • 如非必要,就不要准备会议材料

    • 会议材料的准备,即浪费,也会对参加会议的人造成一种依赖心理
  • 会议最好是局限在平行关系的成员,或是团队内部上

  • 尽量避免举行“例行性召开”会议

  • 在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间

  • 只开有实际效果的会议

  • 准时开始,<1小时

  • 重点在实际行动

How

准备阶段

  • 确定必需项
    • 议题
    • 目标
    • 议程
    • 时间
    • 地点
    • 人员
      • 主持人
      • 会议记录员
      • 与会人员
        • 必需
        • 可选
    • 其他物品
      • 白板
      • 电脑
      • 电话
      • 投影仪
  • 事先审查资料
  • 根据必需项清单预订
    • 场地
    • 会场服务
      • 接送
      • 茶水
      • 饮食
      • 等等
    • 其他物品
      • 电脑
      • 白板
      • 等等
  • 预先设想可能的冲突
  • 通知与会人员
    • 就议题和目标做简单沟通
    • 确定是否能准时赴约
    • 如果发现不能满足会议召开的必须条件,那么重新约并及时通知其他与会人员
    • 会议资料提前发给与会人员

开始阶段

  • 接待与会人员
    • 外地人员
      • 接站
      • 住宿
    • 当地人员
  • 会场环境调试准备
  • 会议签到

会中阶段

  • 根据议程展开会议
  • 控制时间
    • 把时钟投影到幕布上

结束阶段

  • 记录决议
    • 行动项目
    • 决议
    • 开放议题
  • 确认决议
    • 与会人员确认
  • 发布决议
    • 备忘录、文件、决议及其他形式
    • 口头、书面、电子文档等
    • 保密要求:绝密、机密、公开

会后阶段

  • 跟踪决议的执行
  • 总结会议的得失,改进会议的流程