5种常见协同工作流

5种常见协同工作流

1. 团队内部工作

团队协调工作流程就是要有足够的可见性来保持团队的一致性。作为一名经理,你需要知道你的团队正在做什么,他们何时被淹没或阻塞,以及他们是否达到或错过了他们的最后期限。要获取此信息,您可能需要定期召开状态更新会议;您可能会从一个工具跳到另一个工具,检查进度并确保每个人都有他们需要的信息;或者你可能会在IM上度过你的日子,戳戳并催促人们更新。此过程中的每一步都构成了您的团队协调工作流程。

工作流示例

  1. 与您的团队举行每日站立会议,了解他们正在做什么以及他们面临的障碍
  2. 进入您的项目管理工具,查看今天到期的任务或项目,以及您需要优先处理的其他任务
  3. 通过聊天或电子邮件与项目利益相关者联系以获取进度更新
  4. 使用多种工作工具来留下反馈或了解团队的工作进展情况
  5. 参加多个特定于项目的会议,以从您的团队和组织中的其他合作者那里获取最新信息。
  6. 跳转到您团队的每个工作工具以共享这些更新,以便每个人都使用最新的信息和数据
  7. 在您的项目管理工具中建立一个新的团队计划,并在每个团队成员的首选工具中委派任务
  8. 将每个工具的项目更新集中到一个文档中,为您的董事会或高管创建报告

这个工作流程的痛点

因为您需要让您的团队保持一致并让整个组织的利益相关者保持最新状态,所以您需要每天不断地与多个人沟通。当每个人都使用多种工具时,这意味着要处理大量的电子邮件和IM消息。

团队负责人并不总是训练有素的项目经理,并且必须跨工具处理多个项目可能会很困难且压力很大。当您沮丧的团队处理过时或不完整的数据时,您可能会花费一周的一整天时间在所有工作工具之间复制和粘贴任务和信息。

如何解决这些痛点

  1. 优先考虑异步通信,因为在一个项目中对一个工具所做的任何评论都将自动同步到连接到该项目的所有其他工具。
  2. 构建团队项目,将团队的所有工作工具同步在一起,这样您就可以在项目管理工具中的单一视图中查看他们的任务。
  3. 从该团队项目中,检查您和您的所有团队成员今天的日程安排。对似乎落后于计划的任务或您想了解更多信息的任务发表评论。
  4. 在不离开该团队项目的情况下,提供反馈或批准并分享项目特定的更新。
  5. 创建新任务或项目,并使用的同步功能直接从您的团队领导委派它们。
  6. 将其他项目添加到您的工作流程中,以直接在他们的首选工具中为高级领导者提供关键更新。

2. 跨职能工作交流

最重要的项目往往在到达终点线之前经过多个团队。从新产品功能到网站重新设计,一个项目可能需要整个组织的开发人员、文案、营销人员和利益相关者的专业知识。

工作流示例

  1. 与所有利益相关者举行项目启动会议以确定行动项目。
  2. 在您选择的项目管理工具中构建您的项目。
  3. 使用相同的工具将任务分配给项目成员。
  4. 利益相关者使用不同的工具构建自己的项目和任务。
  5. 每周召开会议以检查项目进度、讨论阻碍因素并获得反馈。
  6. 在这些会议之外使用电子邮件和聊天消息获得所需的支持或反馈。
  7. 随着任务的推进,指定的项目经理从所有利益相关者那里收集信息并将其分发给整个项目团队。这涉及到使用他们的每个工作工具来收集和共享最新信息。
  8. 当遇到重大问题或阻碍时,召开特别会议以团队形式解决。
  9. 项目经理定期将项目更新汇编成组织高级领导的状态报告。

这个工作流程的痛点

没完没了的会议

启动会议、每周更新会议、紧急阻止会议——不胜枚举。当项目跨越多个团队时,保持沟通渠道畅通至关重要。您最不希望的事情是让一个团队利用过时的信息继续前进。合作者和利益相关者需要实时掌握在循环中。您可以使用电子邮件和其他类型的异步通信来尝试让每个人都了解情况,但最终一定会有人召集会议。

团队之间的巨大鸿沟

每个团队都按照自己的方式工作。这可能意味着不同的工具、不同的工作流程以及从一个团队到另一个团队的完全不同的领导结构。当不同的团队必须在一个项目上一起工作时,他们必须在中间开会以弄清楚他们将如何协作。但是,技术和运营限制不是找到一种常见的工作方式,而是让两个团队按照自己的方式工作,并在他们之间不断扩大的鸿沟上开展工作。项目经理和个人合作者必须冒险穿越以获得更新和交付成果。在办公室里,这可能意味着走到不同的部门进行一次轻松的对话。但是让事情稍微复杂一点——比如完全远程——而且您每天都在视频通话和电子邮件线程中度过。如果您同时与多个其他团队合作,您很快就会被通知和请求淹没。

强制其他团队使用单一工具

消除无人区的一种方法是让每个人都使用相同的工具。当这种情况发生时,简化协作就变成了正确组织项目和简化沟通渠道的问题。这就是梦想,对吧?但是每个人都将使用什么工具?如果您的项目经理住在 Asana 而您的开发人员在 Jira 工作,您会选择哪一个?如果第三个团队专门使用 Trello 怎么办?没有什么比强制多个团队使用单个项目管理工具更能引起激烈争论了。这些工具的构建方式不尽相同,如果你想建立一个单一的工具作为客观事实的来源,就必须有人放弃一些东西。

如何解决这些痛点

将状态更新保存在您的工具中,而不是您的会议中

你的日历上有多少次会议?当您处于跨职能项目中时,会议往往会主导工作流程,因为它们允许每个人访问更新和信息。您可以在会议之外和项目管理工具的范围内保持状态更新和进度报告。将每个团队的工具同步在一起,让信息在它们之间自由流动。这使项目中的每个人都可以通过他们已经在使用的工具访问他们需要的信息,并与他们的合作者进行交互。您永远不会取消所有会议,您至少可以收回对日历的控制权。

在工具之间架起桥梁

工具和工作流程之间的无人区对您的工作流程构成真正的威胁。这就是为什么与来自不同团队的合作者一起工作会让人感到笨拙和陌生。其中很多可以追溯到每个团队使用的工具。工作流程是围绕工具构建的,当您需要与拥有自己做事方式的团队合作时,这可能会导致巨大的脱节。但是,只要每个团队都在使用我们的一个集成,您就可以像每个人都在同一个工具中一样进行交流、保持更新和跨工具工作。您可以在您的工具中留下可交付成果、信息请求和状态更新,知道他们会被合适的人看到,无论他们使用什么工具。构建您可以的最佳工作流程,然后选择补充它的工具。

无需为您的工具而战

您选择的项目管理工具不再是其他团队的可怕怪物,反之亦然。跨职能项目工作流程的第一步不再是“选择团队将使用的工具”,而是“构建我们需要无缝工作的工作流程”。将项目前计划的重点放在最有效的做事方式上,而不是争论哪种工具是最好的。由于我们的深度双向集成,没有人需要被迫使用他们不想使用的工具。

3. 跨公司工作交流

当您跨多个公司工作时,跨团队项目的所有困难和障碍都会被放大。您拥有自己的内部流程、工具套件和工作流程,他们也有自己的。在一个项目上合作意味着需要找到一种在中间相遇、妥协并克服任何分歧的方法。因为每家公司都存在于自己的工具仓中让每个人都在同一页面上是一个巨大的挑战。

工作流示例

  1. 与每个相关公司的所有利益相关者举行项目启动会议,以确定行动项目。
  2. 如果可能,尝试就管理该项目的单一工具达成一致。如果不…
  3. 在您选择的项目管理工具中构建您的项目。
  4. 另一家公司的合作者在他们的工具中构建项目。
  5. 构建一个单独的电子表格或协作文档来共享更新,然后所有利益相关者使用它来更新其工作工具中的任务。
  6. 召开每日或每周会议,检查项目进度、讨论阻碍因素并获得反馈。
  7. 严重依赖电子邮件、电话和聊天消息来获得更及时的支持或反馈。
  8. 随着任务的推进,指定的项目经理将负责从所有利益相关者那里收集信息并将其分发给整个项目团队。这涉及到使用他们的每个工作工具来收集和共享最新信息。
  9. 项目经理将建立和分发有关项目进度、时间表/日历和最新绩效的报告。
  10. 当遇到重大问题或阻碍时,与所有相关公司召开特别会议,作为一个团队解决这些问题。

这个工作流程的痛点

工具仓

每个公司,每个部门,有时每个_员工_都有自己选择的项目管理工具。让某人更换工具通常会引发一场激烈的争论,这不仅会在团队之间产生怨恨,还会减慢进度。例如,如果您是代理机构,那么让客户采用您的工具绝对是一场艰苦的战斗。通常,这意味着人们只是呆在自己的工具中,这就是工具孤岛形成的时候。对于不同的利益相关者来说,信息存在于不同的地方,试图使每个人保持一致并重新获得对他们工作的可见性成为一个令人难以置信的挑战。

但这并不是工具孤岛存在的唯一原因。即使两家公司使用相同的工具,您也不一定想让他们完全访问您的帐户。他们可能存放机密信息,安全性是一个关键问题。另外,您可能不希望他们在您的环境中进行更新或更改。

电话游戏

沟通并不容易。这是您必须始终积极努力的事情,尤其是当多家公司合作时。

一些组织优先考虑异步通信方法。其他人更喜欢每天开会。每一方都认为他们的方法是最好的,提出一个可行的折衷方案可能需要时间。因此,当项目更新和反馈请求需要从一个渠道传递到另一个渠道时,他们需要通过层层的沟通者和促进者——或者无尽的电子邮件链。当消息到达另一端时,可能为时已晚,或者原始消息已被扭曲。

无休止的忙碌

使用不同的工具和沟通挑战通常意味着必须有人充当中间人。这通常是一方或双方的项目经理。此人可能每天花费数小时从任务到任务和工具复制信息。每个任务最多可能需要20 分钟才能完成所有工作,而且这种忙碌的工作没有尽头——任务不断进行。

虽然这项工作很重要,但它完全是在浪费某人的时间。让项目经理忙于工作使他们无法将时间用于使项目按计划进行并按预算进行。这也意味着他们无法像其他情况下那样迅速地对问题做出反应。

如何解决这些痛点

创建协作环境

保留您想要的工具不再是谈判或辩论的项目,而是成为给定的。您就可以跨工具进行协作,就好像每个人都在同一个环境中一样。

让您跨工具和团队构建工作流。从评论到截止日期和附件的所有内容都可以从一个工具同步到另一个工具。这意味着每个人都可以留在他们熟悉的环境中,同时保持对对方正在做什么的可见性。

而且您不必共享工具中的_所有内容_即可使其正常工作。借助强大的规则,您可以准确控制同步的数量,这意味着敏感信息可以在您打破工具孤岛时保持安全。

常见的沟通渠道

通过将工具同步在一起,您可以让每个人都能够在他们的工具中进行交流,因为他们知道信息会传递给其他团队。这意味着每个人都可以减少聊天、电子邮件和会议。

从事涉及登陆页面的营销计划?直接在该任务中留下评论,并在同一个地方获得您的答案。您可以集中以项目为中心的基本沟通。每个人都可以访问相同的信息,并且可以保持在循环中。

结束忙碌的工作

没有项目经理必须从一项任务中复制信息并再次将其粘贴到另一项任务中。这是因为会自动跨工具共享更新;在一个任务中添加评论,它会反映在另一个中。可以通过这种方式链接广泛的字段,从受让人到附件,从截止日期到标签等等。

设置工作流程后,您无需担心保持最新状态。更改一经进行就会以两种方式更新,无需担心使用过时的信息。

4. 项目报告工作

无论您是在运行内部项目还是重要的跨团队计划,都需要向利益相关者报告。这些人需要知道发生了什么,他们可能需要经常检查。让他们全部了解情况是专门的项目经理负责的——除此之外,他们已经在做的所有事情。

工作流示例

  1. 每天或每周举行更新会议,以了解项目的进展情况,具体取决于计划的紧迫性
  2. 记录会议记录并手动构建报告
  3. 全天多次进入协作者工具,以跟踪新的更新和进展。
  4. 使用最新信息手动更新报告。
  5. 根据需要使用聊天或电子邮件与项目团队签到以获取更新、信息或数据。
  6. 向主要利益相关者提交报告。
  7. 根据需要重复该过程。

这个工作流程的痛点

沟通挑战

在一个团队中让每个人都在同一页面上可能很困难。将利益相关者添加到组合中,您需要加倍警惕。一些利益相关者可能更喜欢通过电子邮件进行交流,而其他利益相关者则绝对会坚持与他们会面。其他人仍然会使用任何随意的聊天作为获取更新的机会。

您的利益相关者可能与您不在同一个工具中,这一事实加剧了这种情况。除非您的组织对每个人都强制使用单一工具,否则其他部门的利益相关者可能已经习惯了他们自己的环境。这可能会阻止他们在自己的时间轻松检查项目的进度,从而导致电子邮件收件箱混乱和潜在的聊天通知泛滥。

没完没了的会议

有时,让每个人都在同一页面上的最好方法是在同一个房间里——虚拟的或其他的。每周举行一次进度报告会议并没有错,除非您的团队正在处理需要尽可能减少干扰的关键任务。

即使你在公司里有最好的会议礼仪,大量的会议也会减缓项目的进度。参与的每个人不仅要在他们的日历中安排会议时间,而且还必须准备好提出或回答问题,这需要提前做好准备。报告可能会觉得他们正在失去他们本可以花在执行项目上的关键时间,而不是不得不解释另一个延迟。

一次性进度报告

限制会议次数的一种方法是起草定期进度报告。这样一来,就可以让一个人负责共享更新,而不是让多个报告和经理从日常工作中讨论更新。也许是团队领导或团队中对项目有最佳知名度的人。

从表面上看,这是减少会议并让更多人完成任务的好方法。然而,与实际有用的时间相比,起草项目报告所需的工作量是巨大的。假设利益相关者要求提供每周进度报告。这是一个非常合理的要求。但负责起草该报告的人每周可能会花费数小时追踪和收集大量数据。他们可能会花费大量时间来构建报告,以至于在他们实际共享数据时数据已经发生变化。这些时间可以更好地花在其他任务上。

如何解决这些痛点

集中沟通

可以构建将不同工具转变为单一协作环境的工作流程。无论工作在哪里完成,每个人都可以做出贡献,就像您共享同一个工具一样。这意味着您的所有工具都可以用作单一的集中式沟通渠道。不再有杂乱的收件箱。

想象一下,您的团队在 Jira 工作,而利益相关者住在 Asana。他们需要及时了解您的项目进度,但由于工具差异,他们只能通过电子邮件或聊天来做到这一点。当您将这两种工具都构建到您的工作流程中时,您就可以让利益相关者提出问题并从 Asana 提供反馈,所有更新都会显示在 Jira 中。

只在你想见面的时候见面

会议并不总是有替代品。您可能需要一次头脑风暴会议来启动您最重要的项目,或者需要一个为期一天的作战室黑客马拉松来管理关键交付物的发布。这没什么不好。

但是你绝对需要每周一次的进度报告会议吗?中间的其他会议呢?你真的想抓住他们吗?

绝对有另一种方式。通过将您的工具连接,您可以让_每个人都能_看到您的项目。新的利益相关者不需要开会来向他们介绍项目,只需让他们访问您的工具,他们就会看到他们需要看到的一切。无需每周召开一次更新会议,只需整理一份重要任务列表并将它们同步到利益相关者的工具,这样他们就可以了解正在发生的事情的亮点。这可以让人们保持一致,而不必找一个可以见面的时间。异步通信,每个人都可以自由地以最适合他们的方式工作。在你_想_见面的时候见面,而不是因为你需要。

自助更新

你想继续写项目报告吗?或者您更愿意授权您的利益相关者在他们需要时获取更新?当您使用构建工作流程时,您不仅可以消除不必要的会议和通知;您不再需要进度报告。

当工具选择不再成为障碍时,您可以提高整个团队的可见性和一致性,但也可以在团队_之外_。因为您的利益相关者在检查更新时变得更加自在,所以您正在减少他们在这样做时可能会感到的摩擦。不仅如此,您还可以保证他们的更新将尽可能及时和准确。

您不仅使获取更新更容易,而且比要求进度报告更好。

5. 软件开发待办事项

根据开发团队的不同,待办工作可能包含从需要修复的错误到功能请求的任何内容。此工作流程涵盖从初始请求到部署的所有内容。

工作流示例

  1. 在您选择的工具中构建开发积压项目
  2. 手动将来自其他团队的新问题、项目或请求(通过电子邮件、聊天、面对面对话或其他工作工具)添加到您的待办事项中,或者
  3. 允许其他团队访问您的开发工具,以便他们可以将自己的请求和项目输入到 backlog。
  4. 召开开发团队会议和跨团队会议来决定优先处理哪些任务。当你开始处理它们时,将它们从你的积压中删除。
  5. 处理通过电子邮件、聊天或其他工作工具发送的更新和信息请求。
  6. 定期跳入您的积压工作,以组织新任务并重新确定优先级。
  7. 在每个月、季度或主要 sprint 结束时运行积压清理。

这个工作流程的痛点

不断的更新请求

此工作流的关键特征之一是请求者和处理这些请求的开发人员通常使用不同的工具。协调开发团队的工作与管理销售团队有很大不同,很少有工具能够处理如此多样化的工作。

因此,请求者一旦进入积压,就几乎看不到他们的请求。这意味着他们无法实时看到更新,他们需要向开发团队发送电子邮件和消息以获取他们的请求状态。除非开发团队有专门的人员处理这些请求,否则开发人员会不断地从工作中抽出来回复电子邮件和聊天消息。这会使处理积压任务变得缓慢且令人沮丧。

组织不善

虽然积压通常存在于单个工作管理工具中,但开发请求可能来自无数来源:其他工具、电子邮件、非正式请求等。这意味着当它们最终出现在 backlog 中时,没有两个请求看起来是一样的。一些将由开发人员从头开始直接添加,而另一些将从电子邮件和聊天消息中复制和粘贴。如果没有自动组织和分类请求的方式,您的积压工作很快就会变得一团糟。除非完成某些事情,否则它可能会保持这种状态。

重复请求

因为开发请求没有单一的事实来源,同一个请求很容易来自两个不同的来源。也许他们来自不同的请求者,甚至是认为第一个请求没有通过的同一个请求者。这一切都导致了杂乱的积压,并且不得不不断地仔细检查重复请求。

难以确定优先级

多个请求源和困难的分类过程意味着,当需要计划一个sprint时,领导者必须先筛选杂乱的积压工作,然后才能开始分配工作。开发团队可以使用许多工作管理工具的优先级和标签功能来按优先级过滤其中一些请求,但这仍然每天占用宝贵的时间。通常,请求中的优先级不明确,需要与来源来回发送消息或电子邮件才能清除。

如何解决这些痛点

一个虚拟的单一事实来源

通往高速公路的道路从这里开始。无论您的公司使用多少工具,您都可以将所有工具同步到开发积压工作中。这意味着可以在请求者喜欢的任何工具中输入请求,并且它会自动转移到开发团队工具中的积压工作中。任何评论、描述和附件也会同步,这意味着开发人员可以通过更少的反复来获得完整的画面。

自动组织

一项功能是能够在同步任务进入您的工具时自动标记和过滤它们。这意味着请求可以在进入积压工作时自动标记。您想与在 Asana 工作的营销团队建立特定的流程吗?进行设置,以便他们的请求被自动标记为“营销”并相应地确定优先级。甚至可以根据标签自动将问题分配给特定的开发人员,从而实现委派自动化。因为正在做更多的工作,开发人员在组织和分类他们的待办事项上要做的事情更少。

自助服务请求更新

融合是一条双向的道路。因此,传入的请求不仅会携带请求者输入的每一位信息,而且从积压端输入的信息也会同步到请求者的工具中。这使开发人员能够从他们的工具中添加评论和提问,因为他们知道请求者会看到它。定期状态报告可以直接添加到这些请求中,这意味着请求者可以独立获取他们需要的信息。这意味着更少的会议、电子邮件和对每个参与者的干扰。